Montag, 5:40 Uhr: Zwei Krankmeldungen für die Frühschicht. In vielen Betrieben beginnt jetzt eine Telefonkette, die die Schichtleitung eine Stunde kostet – und oft trotzdem mit einer unterbesetzten Schicht endet. Genau hier setzt der KI AusfallManager an.
Die Software erkennt den Ausfall, ermittelt passende Kolleginnen und Kollegen anhand von Qualifikation, Ruhezeiten und Arbeitszeitkonto und fragt sie automatisch per SMS oder WhatsApp an. Wer zuerst zusagt, bekommt die Schicht – der Dienstplan im angebundenen System wird aktualisiert.
Funktionen
Automatische Ersatzanfrage
Bei einer Krankmeldung werden geeignete Mitarbeitende in sinnvoller Reihenfolge per SMS oder WhatsApp angefragt – ohne manuelles Telefonieren.
Regelbasierte Auswahl
Qualifikationen, gesetzliche Ruhezeiten, Überstundenkonten und Fairness-Regeln fließen in die Auswahl ein. So wird nicht immer dieselbe Person angefragt.
Schnittstellen
Anbindung an Personio, ATOSS, Papershift und Shyftplan. Der bestehende Dienstplan bleibt führend, der AusfallManager ergänzt ihn.
Transparenz für die Leitung
Ein Dashboard zeigt, welche Schichten offen sind, wer angefragt wurde und wer zugesagt hat.
Vorteile
- Ersatzsuche läuft automatisch statt per Telefonkette
- Berücksichtigt Qualifikation, Arbeitszeit und Verfügbarkeit
- Mitarbeitende antworten einfach per SMS oder WhatsApp
- Integriert sich in bestehende Dienstplan-Software
Für wen geeignet – und für wen nicht
Geeignet für
- ✓ Pflegedienste und Einrichtungen mit hohem Anteil kurzfristiger Ausfälle
- ✓ Produktions- und Schichtbetriebe ab etwa 20 Mitarbeitenden
- ✓ Betriebe, die bereits Personio, ATOSS, Papershift oder Shyftplan nutzen
Weniger geeignet für
- ✗ Sehr kleine Teams ohne Schichtbetrieb, in denen Ausfälle selten sind
- ✗ Betriebe, die eine komplette neue Personalverwaltung suchen – der AusfallManager ergänzt, er ersetzt kein HR-System
Preis
Preis abhängig von Betriebsgröße und Schnittstellen. Beratung und Vertrieb u. a. über den Partner Jobtalentz.
Wie KI AusfallManager gegenüber anderen Ansätzen abschneidet, zeigen unsere Vergleichsseiten.