Von Redaktion ki-webshop.com (WW Solutions) · Veröffentlicht am · Aktualisiert am · 6 Min. Lesezeit
Das Problem: Die Telefonkette
Wenn sich um 5 Uhr morgens jemand krankmeldet, beginnt für die Schicht- oder Pflegedienstleitung ein bekanntes Ritual: Liste öffnen, überlegen, wer infrage kommt, anrufen, Mailbox, nächste Nummer. Häufig landen die Anrufe bei denselben zuverlässigen Kräften – die dadurch selbst überlastet werden.
So funktioniert automatisches Ausfallmanagement
Ein KI-gestütztes System wie der KI AusfallManager läuft typischerweise in vier Schritten ab:
- Ausfall wird erfasst – durch die Leitung oder direkt durch den Mitarbeitenden.
- Das System ermittelt geeignete Personen anhand von Qualifikation, Ruhezeit und Stundenkonto.
- Anfragen gehen gestaffelt per SMS oder WhatsApp raus.
- Die erste Zusage erhält die Schicht, der Dienstplan wird aktualisiert, die Leitung informiert.
Fairness und gesetzliche Vorgaben
Gute Systeme verteilen Einspring-Anfragen nicht nach dem Prinzip „wer am schnellsten antwortet“, sondern rotieren und berücksichtigen, wer zuletzt eingesprungen ist. Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz werden automatisch geprüft.
Datenschutz
Für die Ersatzsuche muss das System nur wissen, dass eine Schicht offen ist – nicht, warum. Achten Sie auf einen Auftragsverarbeitungsvertrag und darauf, dass private Telefonnummern nur mit Einwilligung genutzt werden.
Einführung im Betrieb
Wer bereits Personio, ATOSS, Papershift oder Shyftplan nutzt, kann ein KI-gestütztes Ausfallmanagement meist ohne Systemwechsel ergänzen. Bei der Einführung und Kommunikation im Team hilft eine externe Begleitung, etwa durch die KI-Beratung von Jobtalentz.